De algemene vergadering (AV) is het kloppend hart van een Vereniging van Mede-Eigenaars (VME). Het is hét moment waarop mede-eigenaars beslissingen nemen over het beheer en onderhoud van hun gebouw. Maar hoe verloopt zo’n vergadering precies? Wat mag je verwachten, en hoe bereid je je het best voor?
De uitnodiging: wie, wat, wanneer?
Minstens 15 dagen voor de vergadering ontvang je een schriftelijke uitnodiging van de syndicus. Deze bevat:
- De datum, plaats en het uur van de AV
- Een agenda met de te behandelen punten
- De bijhorende documenten (bv. offertes, verslagen)
Het is belangrijk deze documenten op voorhand grondig door te nemen. Heb je zelf een punt dat je besproken wil zien? Dan moet je dat tijdig aanvragen, minstens drie weken vóór de AV.
Kan je toch niet op een algemene vergadering aanwezig zijn? Dan is het mogelijk om een volmacht te geven aan een andere persoon om in jouw plaats deel te nemen. Je mag zelf kiezen wie je aanduidt:
- Een andere mede-eigenaar
- Een familielid of kennis
- De syndicus (tenzij dit verboden wordt door het reglement van mede-eigendom)
- Een externe vertegenwoordiger (bv. advocaat of rentmeester)
Opgelet: Volgens de wet mag niemand meer dan drie volmachten hebben, tenzij het reglement van mede-eigendom anders bepaalt. Controleer dit dus altijd vooraf.
Hoe stel je een volmacht op?
Een volmacht moet minstens volgende elementen bevatten:
- Jouw naam en adres (volmachtgever)
- Naam en adres van de volmachtdrager
- De datum van de AV waarvoor de volmacht geldt
- Een duidelijke vermelding dat de persoon in jouw plaats mag stemmen
- Eventueel: steminstructies per agendapunt (optioneel)
Sommige syndici voegen een standaardformulier toe aan de uitnodiging. Je mag dat gebruiken, maar je bent niet verplicht dat specifieke document te hanteren, zolang alle nodige informatie duidelijk is.
Hoe bezorg je de volmacht?
Je hebt drie opties:
- Fysiek afgeven aan de volmachtdrager (die deze meebrengt naar de AV)
- Per post of aangetekend opsturen naar de syndicus (ten laatste vóór de vergadering)
- Digitaal bezorgen (via e-mail), indien aanvaard door de syndicus
Altijd best om bevestiging te vragen dat de volmacht ontvangen is.
De opening van de algemene vergadering
De syndicus opent de vergadering en controleert of er een wettig quorum aanwezig is: minstens de helft van de mede-eigenaars, samen goed voor minstens de helft van de aandelen in de gemene delen. Is dat niet het geval? Dan kan er geen geldige beslissing worden genomen.
De agendapunten: stemmen en beslissen
De vergadering verloopt punt per punt zoals op de agenda vermeld. Denk aan:
- Goedkeuring van de jaarrekening en begroting
- Herverkiezing van de syndicus of raad van mede-eigendom
- Keuze van aannemers voor werken aan het gebouw
Voor elk punt wordt er gestemd. De wet bepaalt welke meerderheid nodig is:
- Eenvoudige meerderheid (50% + 1): bv. goedkeuring van het jaarverslag
- 2/3e meerderheid: bv. werken die het uitzicht van het gebouw veranderen
- 4/5e meerderheid: bv. verdeling van private en gemeenschappelijke delen wijzigen
Elke mede-eigenaar stemt in verhouding tot zijn aandeel in de gemene delen.
Varia en rondvraag
Na de officiële agendapunten volgt vaak een rondvraag. Hier kunnen mede-eigenaars opmerkingen maken of kleine vragen stellen. Let wel: er kunnen géén beslissingen genomen worden over zaken die niet op de agenda staan.
Het verslag van de algemene vergadering
Na afloop stelt de syndicus een proces-verbaal op met alle genomen beslissingen en stemresultaten. Elke mede-eigenaar ontvangt dit binnen 30 dagen. Let op: sommige beslissingen kunnen binnen een maand aangevochten worden bij de vrederechter.
Tips voor een vlot verloop
- Bereid je goed voor: lees de agenda en bijlagen
- Kom op tijd en wees respectvol tijdens de vergadering
- Laat je eventueel vertegenwoordigen via volmacht als je zelf niet aanwezig kan zijn
De algemene vergadering is meer dan een verplicht nummertje. Het is hét moment om je stem te laten horen over het beheer van jouw gebouw. Een goede voorbereiding en actieve betrokkenheid maken het verschil.
Benieuwd naar de verschillende rollen tijdens een algemene vergadering? Ontdek het hier.
Bronnen: notaris.be, dewaele.com
Wil je dit artikel als bron vermelden? Gebruik dan:
Luyckx, S. (2025, 6 mei). Hoe verloopt een algemene vergadering van de VME? Appartement.be. Geraadpleegd op (datum XX/XX/202X), van https://www.appartement.be/verloop-algemene-vergadering/
