Een algemene vergadering is er niet zomaar eentje, het is een officieel beslissingsmoment. Een goed verloop vraagt duidelijkheid over wie welke rol vervult. We zetten in onderstaand artikel alle rollen voor jou op een rijtje.
De syndicus: organisator en uitvoerder
De syndicus is de spilfiguur van de AV. Hij of zij:
- Stuurt de uitnodigingen en bijlagen (minstens 15 dagen op voorhand)
- Bereidt de agenda voor
- Zit de vergadering voor (tenzij iemand anders wordt aangeduid)
- Neemt notities van de beslissingen
- Stelt het proces-verbaal op en bezorgt dit binnen 30 dagen na de AV
- Voert de beslissingen uit (bv. aanstellen van aannemers, aanpassen budget…)
De syndicus mag in principe ook stemmen als hij zelf mede-eigenaar is (Lees: vrijwillige syndicus), maar moet neutraal blijven in zijn rol van voorzitter.
De mede-eigenaars: stemgerechtigden
Zij zijn de leden van de VME en hebben stemrecht in verhouding tot hun aandeel in de gemeenschappelijke delen. De mede-eigenaars:
- Krijgen toegang tot alle documenten op voorhand
- Kunnen agendapunten laten toevoegen (mits tijdige aanvraag)
- Stemmen per agendapunt, met verschillende vereiste meerderheden
- Mogen zich laten vertegenwoordigen via een volmacht
Ze mogen ook vragen stellen, opmerkingen maken en stemmen voor, tegen of zich onthouden.
De voorzitter van de vergadering: leidt het debat
Hoewel de syndicus vaak de vergadering leidt, mag de AV bij de start een voorzitter aanduiden onder de mede-eigenaars. Deze persoon:
- Zit de vergadering voor (in plaats van de syndicus)
- Zorgt voor ordelijk verloop
- Geeft het woord aan wie het vraagt
- Beheert stemprocedures en tussenkomsten
Dit is vaak nuttig bij gevoelige dossiers waarbij de neutraliteit van de syndicus in vraag zou kunnen komen.
De stemopnemers of stemcontroleurs: optioneel, maar handig
Bij grotere gebouwen of gevoelige beslissingen kan de AV één of meerdere stemopnemers aanduiden. Zij:
- Halen de stemmen op of tellen ze mee (bij handopsteking, stemming op papier of elektronisch)
- Verifiëren of het juiste stempercentage gehaald wordt
- Controleren of de volmachten correct zijn geregistreerd
Vooral bij meerdere volmachten of een hoge opkomst kan dit nuttig zijn voor transparantie.
De secretaris of notulist
Meestal is dit de syndicus, maar de AV kan ook een secretaris aanduiden. Deze persoon:
- Noteert alle genomen beslissingen
- Vermeldt de stemverhoudingen per punt
- Helpt bij de opmaak van het proces-verbaal
Het verslag van de vergadering is een juridisch document, dus nauwkeurigheid is cruciaal.
De raad van mede-eigendom (RME): toezichthouder
Niet tijdens elke AV actief aan het woord, maar wel betrokken. De RME (indien er één is) bestaat uit mede-eigenaars die:
- De syndicus controleren en adviseren
- Offertes en dossiers voorbereiden
- Soms technische projecten opvolgen
De RME treedt op als brug tussen syndicus en mede-eigenaars, vooral buiten de AV om.
Externen bij de algemene vergadering
Soms worden ook externe deskundigen uitgenodigd, bv.:
- Advocaten (bij juridische conflicten)
- Architecten of ingenieurs (voor uitleg over werken)
- Energie- of liftdeskundigen (bij keuringen)
Zij hebben geen stemrecht, maar mogen informatie geven wanneer gevraagd.
Bronnen: uw-syndic.be
Wil je dit artikel als bron vermelden? Gebruik dan:
Luyckx, S. (2025, 6 mei). De rollen tijdens een algemene vergadering van de VME. Appartement.be. Geraadpleegd op (datum XX/XX/202X), van https://www.appartement.be/rollen-algemene-vergadering/
